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Accounts Payable Solutions

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Accounts Payable Solutions hace tus procesos de Cuentas por Pagar más eficientes, reduciendo significativamente el costo por proceso de factura

Libera a tu departamento de Cuentas por Pagar de las limitaciones y costos asociados a procesos manuales con Accounts Payable Solutions.

Accounts Payable Solutions de RICOH® te permite aumentar la eficiencia de los procesos del área de Cuentas por Pagar, relacionar todos los documentos inherentes a una factura, tener visibilidad y disponibilidad instantánea y obtener informes precisos.

Retos en procesos de Cuentas por Pagar

  • Tiempo de registro: existe un lapso de tiempo entre el momento en que una factura llega y Cuentas por Pagar la registra, por lo que es casi imposible conocer los pasivos exactos en ese momento y pueden tomarse decisiones financieras riesgosas.
  • Duplicidad de Facturas: los proveedores las envían a diferentes departamentos, cada uno con sus propios procesos, haciendo duplicados de facturas y esfuerzos y en ocasiones haciendo un mismo pago dos veces.
  • Costo de Facturación: los procesos lentos, pagos dobles y multas por pago tardío, incrementan el costo de la facturación.
  • Servicio al cliente lento (interno y proveedores): cuando Cuentas por Pagar busca facturas en carpetas o escritorios, los pagos pueden demorar mucho tiempo en tramitarse.
  • Penalizaciones por pagos tardíos: perder más dinero por la misma cantidad de bienes o servicios.

Situación Actual

  • El recibir facturas en formatos PDF o correo no es eficiente a menos que cuentes con una solución de captura de datos para identificarlos, extraerlos y convertirlos automáticamente; de otra forma la información se tiene que integrar manualmente.
  • Un tiempo prolongado de procesamiento de facturas trae como consecuencia perder descuentos por pronto pago, hacer pagos tardíos, cobro de intereses y molestia de tus proveedores, lo que evitará que puedas negociar mejoras en términos y condiciones de entregas y precios.

Beneficios

  • Ahorra tiempo y dinero evitando procesos manuales con la captura automática de facturas con Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) total o por zonas.
  • Aumenta la eficiencia y reduce costos con el almacenamiento electrónico centralizado.
  • Tanto el área de Cuentas por Pagar como las áreas implicadas en la autorización y control, pueden compartir el mismo proceso e información y tienen acceso a facturas, pedidos, órdenes de compra y entregas con información actualizada inmediatamente.
  • Otorga derechos de acceso basados en la jerarquía de la empresa para mejorar la confidencialidad, el cumplimiento normativo y la confianza de tus clientes y proveedores.
  • Visibilidad en los departamentos de Cuentas por Pagar.
  • Automatización de procesos entre Finanzas, Contabilidad y Cuentas por Pagar.

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